Il CV e la relativa lettera di presentazione, come richiesto ormai dalle aziende, non si inviano più solo tramite posta tradizionale.
Le aziende al giorno d’oggi richiedono principalmente l’invio del Curriculum Vitae tramite email, quindi, conseguenza naturale vuole che anche la lettera di presentazione deve essere adeguata ai nuovi mezzi di comunicazione.
Ecco una serie di consigli utili per scrivere una lettera di presentazione via mail chiara ed efficace.
Non è necessario allegare la lettera di presentazione. Perchè?
La mail è essa stessa la lettera di presentazione. In pratica la lettera di presentazione costituisce il corpo dell’email, quindi non deve essere ripetuta all’interno del Cv allegato. Per evitare errori puoi scriverla prima in un documento Word, o nel formato che preferisci, per poi copiarla e incollarla nel testo della mail.
Utilizzare un indirizzo email credibile e professionale
Fortemente consigliato inviare l’email da un indirizzo consono e credibile, che comunichi professionalità, composto preferibilmente dal proprio nome e cognome (nome.cognome@.. ). Non utilizzare indirizzi con nomignoli e soprannomi poco presentabili oppure email del tuo lavoro attuale, o, peggio ancora, indirizzi di posta elettronica non tuoi, anche di tuoi genitori, fratelli, partner, amici.
Inviare la mail al destinatario corretto
Meglio inviare direttamente la mail al responsabile del personale, introducendo il testo con “Gent.ma Dott.ssa / Egr. Dott.” + nome e cognome. Se invece disponi di una mail generica (esempio: info@…) è importante precisare il destinatario o l’ufficio di destinazione dell’email (esempio: “Alla cortese attenzione del Responsabile Risorse Umane / Ufficio del personale”)
Contattare direttamente chi si occupa del recruiting è la soluzione migliore, perché ti permetterà di entrare subito in contatto con chi ha il compito di selezionare i Curriculum vitae. Se il nome e il recapito di posta elettronica dei responsabili del personale o dei selezionatori non vengono direttamente forniti dall’annuncio di lavoro, puoi facilmente trovarli sul sito web aziendale o tramite una ricerca su LinkedIn. Se non riesci a trovare l’email diretta del selezionatore provate a reperire la mail dell’ufficio Risorse Umane (es. risorseumane@…) oppure quella predisposta per l’invio dei curriculum.
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Specificare l’oggetto della mail
E’ di fondamentale importanza specificare l’oggetto della mail, che può essere il riferimento all’annuncio di lavoro (Rif. Selezione per Consulente …) oppure un’autocandidatura (Candidatura per…). Puoi anche indicare, nell’oggetto stesso, la persona di riferimento alla quale intendi rivolgerti, ad esempio utilizzando la formula “Alla c. a. del Responsabile del Personale”, per incentivare l’apertura dell’email o per sottolineare il destinatario nel caso di invio ad un indirizzo generico. Precisare l’oggetto della mail è molto importante, perché evita che l’email rimanga inosservata o che finisca nella casella spam con il rischio di non essere mai letta.
Come scrivere e organizzare la lettera di presentazione
Focalizzare l’attenzione prima di tutto su quali sono i propri punti di forza rispetto al ruolo per cui si è interessati e per cui si invia la candidatura e cosa si vuole comunicare all’azienda.
Adesso, è consigliato suddividere il testo in tre brevi paragrafi:
– chi sei e cosa fai;
– cosa sai fare (competenze) e perché ti proponi all’azienda;
– disponibilità e saluti.
Si può iniziare indicando il proprio nome, cognome ed età, e specificando il ruolo professionale, ad esempio: “Mi chiamo …, ho … anni (età) e lavoro da 2 anni come “Consulente per ….. “
Ora, si può inserire una brevissima descrizione delle proprie mansioni e competenze, che evidenzi il motivo per il quale il candidato potrebbe essere quello giusto. Non serve scrivere un elenco delle esperienze o delle capacità, perché sono contenuti già presenti nel Curriculum vitae.
E’ opportuno ricordare sempre che la lettera di presentazione deve riuscire con poche frasi a far capire all’interlocutore che potrebbe aver trovato il candidato ideale ed incentivare la consultazione del tuo Cv che troverà in allegato.
Indicare poi i tuoi obiettivi professionali e il motivo per cui si vuole lavorare con l’azienda in questione. Se la posizione per la quale si è candidati è perfettamente in linea con le esperienze precedenti e le competenze è consigliato scriverlo ed evidenziarlo anche in grassetto.
Specificare che la candidatura è strettamente collegata alla possibilità di accrescere la propria professionalità e di conseguenza di poter dare un contributo utile all’azienda stessa. Se invece si tratta di una posizione per la quale non si possiedono tutte le competenze richieste, è consigliato mettere in luce le proprie capacità che possono risultare utili per il ruolo, la motivazione che spinge a proporre per quel particolare ruolo pur non avendo tutte le skills necessarie, il desiderio di imparare e crescere professionalmente oltre alla voglia di apprendere.
Infine, la frase di chiusura deve trasmettere disponibilità, entusiasmo e positività. Ringraziare sempre dell’attenzione e scrivere che si è disponibili per un colloquio conoscitivo. Un’email di presentazione deve essere piuttosto sintetica, l’ideale sarebbe non andare oltre le 400 parole circa (20 righe massimo). Meglio utilizzare la forma discorsiva, evitando gli elenchi.
Utilizzo di un linguaggio dinamico e di verbi in forma attiva
E’ sempre preferibile l’utilizzo di un linguaggio che dia un’impronta dinamica al testo e per ottenere questo effetto si possono usare i verbi in forma attiva, evitando le forme passive che, del resto, appesantirebbero il testo. Utilizzare questa forma soprattutto quando si intende sottolineare traguardi professionali o scolastici raggiunti (ovviamente indicarli solo se sono particolarmente significativi per la posizione in questione), o particolari contributi alla crescita aziendale, come ad esempio aumenti di fatturato o del numero di clienti e simili in corrispondenza del tuo periodo di impiego.
Curare linguaggio e impostazione grafica
Scrivere utilizzando un font (carattere) semplice e facilmente leggibile, come Arial, o Trebuchet MS ad esempio, che risulta professionale ma anche con caratteri “ariosi”, perciò più facilmente leggibile. Il testo deve essere chiaro e scorrevole, quindi separare i vari paragrafi con uno spazio bianco in modo da agevolare la lettura. Utilizza il grassetto per evidenziare le parole più importanti. Evita di usare il “Lei”, “Le”, “Vi” con iniziale maiuscola, perché è una formula che non si usa nelle email.
Non utilizzare emoticon o sfondi animati, sii sempre professionali. Controlla di aver scritto in modo corretto il nome del destinatario e verifica che non ci siano errori ortografici, grammaticali o di battitura.
Attenzione a non dimenticare di allegare il CV
Sembra una sciocchezza ma capita spesso, quindi bisogna fare attenzione a non dimenticare di allegare il Curriculum vitae. In chiusura dell’e-mail specificare che cosa si inserisce in allegato: il Cv o altri documenti utili a valutare e farsi conoscere. La dicitura potrebbe essere “Invio in allegato il mio Curriculum vitae… “. Evitare di usare forme poco corrette come “Vi allego” o “Le allego”.
Verificare che l’allegato non sia troppo pesante (mai superiore ad 1Mb, meglio se inferiore ai 500Kb) altrimenti l’email potrebbe non arrivare a destinazione oppure finire nello spam. E’ preferibile che il Curriculum vitae sia in formato Pdf. Se realizzi il Cv in Doc, una volta terminato puoi salvarlo in Pdf, o stamparlo, firmarlo e scannerizzarlo, salvandolo nel medesimo formato.
Non dimenticare la firma
A termine della mail, firma con nome e cognome per esteso (evitate Dott./Dott.ssa prima del nome). Sotto la firma scrivere anche il tuo numero di telefono cellulare e la tua e-mail, così i tuoi contatti saranno immediatamente a disposizione. Può essere una buona idea indicare ed eventualmente linkare i profili Social, se professionali o riferiti a network prevalentemente professionali, come LinkedIn.
Personalizzare la lettera di presentazione
Per ogni azienda alla quale si scrive, è opportuno creare una lettera di presentazione (quindi una mail diversa). Non creare una mail e inviarla a tante aziende pensando di risparmiare tempo e fatica. Così facendo infatti puoi avere quasi la certezza di passare inosservato o di far finire il tuo CV direttamente nel cestino.
Tenere presente che i responsabili del personale e selezionatori ricevono ogni giorno tantissime candidature e se la vostra non spiccherà su tutte le altre, non verrà mai presa in considerazione. Chi la riceve deve avere la chiara impressione che il candidato sia davvero molto interessato a quel posto di lavoro, che ha letto il loro annuncio e che pensa di essere la persona più indicata per quella posizione, o che sei davvero motivato a lavorare per quell’azienda.
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